CASE: Københavns Kommune

Process Mining – datadreven compliance check af arbejdsgange 

Københavns Kommune, SUF implementerede i maj 2017 et nyt omsorgssystem for 9.500 ansatte. Systemet blev implementeret som en ”big bang” udrulning. Samtidig med implementering af Cura gik kommunen over til fælles sprog 3 (Fsiii), hvilket medførte omfattende ændringer i arbejdsgangene. 

For Kommunen var det vigtigt at følge kvaliteten af arbejdet. Spørgsmålet var hvordan man skulle sikre, at brugerne fulgte de nye arbejdsgange og at de anvendte det nye system korrekt. Infoventure blev valgt som samarbejdspartner til at kortlægge kommunens arbejdsgange ved hjælp af Process Mining 

Først blev de vigtigste arbejdsgange identificeret, her i blandt: Medicin håndtering, Ansøgning om personlig og praktisk hjælp (§83 og §83a) og Indlæggelse til udskrivning. Med udgangspunkt i systemdata fra Cura kortlagde Infoventure i detaljer, hvordan arbejdsgangen forløb. Resultaterne blev præsenteret for projektledere, kvalitetsansvarlige og brugere fra driften i en række workshops, hvor også konkrete aktiviteter til forbedring af arbejdsgangene blev beskrevet. 

Cura styregruppen modtog en månedlig ledelsesrapport med nøgletal om proces compliance. Rapporten blev anvendt til at fokusere indsatser ifht. uddannelse/kommunikation, tilpasning af instruktioner om arbejdsgange og systemforbedringer. Kortlægningen udgjorde endvidere et vigtigt element i dialogen med system leverandøren om hvordan systemtet kunne optimeres til at understøtte kommunens arbejdsgange 

Infoventure bidrog i projektet med rådgivning om procesoptimering, digitale proceskort og illustrative præsentationer leveret i Power BI.