Procesoptimering med Process Suite
Process Suite er en sammenhængende, digital løsning, hvor intentionen om ”den gode adfærd” beskrives, formidles, gøres målbar og sammenholdes med ”den faktiske adfærd” dokumenteret i it-systemerne. Arbejdsinstrukser, der fører til ”den gode adfærd”, formidles til medarbejderne i et webbaseret opslagsværk.
Process Suite karakteriseres af vores kunder som en unik, nytænkende løsning, som ikke udbydes af andre spillere på markedet. Læs mere om Process Suite i Aalborg Kommune
Navigator – et beslutningsværktøj som bygger på faktisk adfærd
- Giver et nøjagtigt billede af, hvordan processerne forløber baseret på alle sager.
- Identificerer flaskehalse i sagsbehandlingen og indsatsområder til forbedring af compliance og effektivitet.
- Muliggør vidensdeling og værdifuld erfaringsudveksling.
- Gør ledelsen i stand til at ændre og omprioritere i arbejdsgangene baseret på fakta.
- Sikrer at arbejdsgange følger lovgivning, interne regler og metoder.
Med Navigator kan ledelsen og kvalitets-/procesansvarlige analysere, hvordan arbejdet er udført i forhold til det aftalte.
Holbæk Kommune automatiserer ledelsestilsynet på syge- og dagpengeområdet
Holbæk Kommune havde et ønske om at forbedre arbejdsgangene på syge- og dagpengeområdet men savnede et reelt overblik over, hvordan det gik med de forskellige sager for at kunne sætte ind de rigtige steder.
”Lederne kan nu koncentrere sig om at løse de konkrete, individuelle udfordringer i prioriteret rækkefølge ud fra det mønster, de får frem. Det er meget aflastende at få en totaloptælling i realtid ved at trykke på en knap fremfor at skulle tage stikprøver og manuelt gennemgå hver enkelt stikprøves sagsforløb. Ledelsestilsynet har med andre ord ændret sig fra et være en bøvlet, langstrakt pligtopgave til en nem og hurtig måde at få nyttig viden på.”
- Bo Hammer, koncernchef i Holbæk Kommune
Wiki – et opslagsværk med arbejdsinstrukser
- Formidler den aftalte arbejdsproces til medarbejderne.
- Præsenterer lettilgængelig og søgbar information, der altid er opdateret.
- Muliggør hurtig og ensartet sagsbehandling.
- Giver et bedre møde med borgerne.
- Fjerner stress og utryghed hos medarbejderne.
- Også velegnet til medarbejdere uden gode kundskaber i skriftlig dansk.
Med Wiki kan sagsbehandlere og driftsmedarbejdere udføre deres arbejde i praksis.
Sådan får I maksimalt udbytte af Process Suite
Tænk Process Suite ind som en del af jeres kvalitetssikring i organisationen.
Benyt løsningen som et styrings- og kommunikationsværktøj for ledelsen.
Sørg for at forankre brugen af løsningen grundigt i hele jeres organisation.
Drag nytte af, at løsningen udelukkende opsamler og genbruger eksisterende data.
DCR – et visuelt modelleringsværktøj
- Udmunder i arbejdsgangsbeskrivelser, som reflekterer ”den gode adfærd” i virkelighedens måde at arbejde på.
- Giver dokumentation, som er nem at opdatere ved nye krav eller lovændringer.
- Erstatter beskrivelser af arbejdsgange i lange Word- og Visio-dokumenter, som er svære at holde opdateret.
- Gør det muligt at vedligeholde alle arbejdsgange ét sted, hvad enten de benyttes til at instruere medarbejderne eller følge op på compliance.
- Sikrer effektiv og korrekt oplæring af medarbejdere.
- Muliggør optimal konfigurering af fagsystemet.
Med DCR kan procesmodellører fastlægge og beskrive, hvordan arbejdet skal udføres.
Aalborg Kommune sikrer sig fuldt udbytte af nyt fagsystem
I forbindelse med lanceringen af fagsystemet Cura har Aalborg Kommune indført Process Suite i Ældre- og Handicapforvaltningen.
”Vi har nu et screeningsværktøj, hvor vi er 100 procent klar til at møde de udfordringer, der kommer med implementeringen af vores nye fagsystem, og samtidig tager vi et vigtigt skridt i vores overordnede bestræbelser på at arbejde digitalt smartere. Løsningen støtter os virkelig i vores bestræbelser på at sikre gode arbejdsgange og dokumentere vores compliance. Indtil nu har vi måttet finde frem til forbedringer i vores arbejdsgange via tidskrævende dialoger, fordi vi ikke har vidst, hvor fejlene lå, og det har taget lang tid at finde ud af det.”
Chefkonsulent Lasse Østergaard, Aalborg Kommune
Chefkonsulent Dorthe Bruun Jacobsen, Aalborg Kommune
