Hvad er ligheden og de vigtigste forskelle på den nyere teknologi process mining, og den mere traditionelt anvendte business intelligence-teknologi? Og i hvilke situationer kan man med fordel anvende de to teknologier. I artiklen fortæller vi, hvad der kendetegner de to dataanalyse metoder. En af pointerne er, at process mining er en videreudvikling af traditionel business intelligence, som er særlig velegnet til at identificere årsag-virknings sammenhænge.

Process mining er et vigtigt redskab for ledere, der arbejder dataunderstøttet med kvalitet og effektivitet og giver indblik i:

• Gentagne og overflødige aktiviteter
• Flaskehalse der forsinker processen
• Compliance brud

Når vi fortæller virksomheder, at vi arbejder med process mining og forklarer, hvad det går ud på, bliver vi ofte mødt med spørgsmålet: ”Hvordan er process mining anderledes end business intelligence (BI)?” Det er vores indtryk, at mange folk i erhvervslivet allerede har god viden om, hvad business intelligence indebærer, og hvad man kan bruge det til som virksomhed, mens indsigten i den nyere process mining-teknologi er mere begrænset. Vi oplever, at process mining hurtigt bliver sat i bås med business intelligence, som noget der er cirka det samme, og derfor ikke altid får den opmærksomhed, som vi synes, at teknologien fortjener. Derfor har vi sat os for at fortælle om teknologierne, og hvordan de adskiller sig fra hinanden nedenfor.

Hvad er business intelligence?

Business intelligence (BI) er en samlet betegnelse for at skabe indblik i, hvordan en virksomhed opererer. Det handler om at omdanne de data, som virksomheden i forvejen ligger inde med om sin forretning til meningsfulde informationer, typisk i form af nøgletal, som kan bruges til at træffe beslutninger ud fra med henblik på at optimere forretningen. Der findes i dag en række traditionelle, velfungerende business intelligence-værktøjer, der kan udtrække data fra en virksomheds forskellige systemer og præsentere ledelsen for de ønskede informationer. Det kan gøres i form af et overordnet overblik over specifikke parametre og/eller som detaljerede fakta, der viser, hvordan det går for virksomheden i form af tabeller, grafer, rapporter eller dashboards.

Business intelligence-teknologien har eksempelvis gjort det muligt at lave optællinger og tilvejebringe rapportering, der automatisk viser, hvordan virksomhedens omsætning udvikler sig, hvad status er på varelageret, og hvilke salgsordrer der er lukket af hvilke sælgere. For en kommune kunne det være nøgleparametre som hjemmeplejens effektivitetsniveau eller udviklingen i antal ansøgninger til handicaphjælpemidler, som deres business intelligence-løsning tilvejebringer data om.

Hvad er process mining?

Process mining er en analytisk disciplin til at kortlægge, overvåge og forbedre de faktiske processer, som eksisterer i en virksomhed. Teknologien går ud på at udtrække data fra event logs i eksisterende it-systemer og derudfra visualisere de forretningsprocesser, som ligger bag. På den måde får man et aktuelt billede af, hvordan medarbejderne arbejder i praksis og viden om de faktiske arbejdsprocesser. Dette kan med fordel benyttes til at udføre analyser af, hvor godt processerne fungerer, og man kan derudfra identificere eksempelvis gennemløbstider, gennemsnit, afvigelser og flaskehalse. Med process mining er det også muligt at vurdere overensstemmelse mellem de faktiske processer, og de regler der er gældende. Herved fås en hidtil ukendt gennemsigtighed i virksomhedens opgaveeksekvering, hvilket giver tryghed i ledelsesgerningen, og hjælper de udførende medarbejdere til at gøre det rigtige.

Hvad er lighedspunkterne mellem process mining og business intelligence?

Både process mining og business intelligence handler om at skabe indblik i, hvordan en virksomhed opererer i praksis ved at udtrække data, der allerede ligger i eksisterende it-systemer og præsentere dem på en overskuelig måde. For både business intelligence og process mining kan man således sige, at teknologierne giver ledelsen mulighed for at træffe faktabaserede eller datadrevne beslutninger frem for at basere beslutningerne på mavefornemmelser og mere ustruktureret input fra medarbejderne.

Hvordan adskiller process mining sig fra business intelligence?

Mens business intelligence handler om at rapportere afgrænsede, ikke-sammenhængende nøgletal, der trækkes ud fra virksomhedens eksisterende data, er process mining fokuseret på processer, der trækkes fra virksomhedens event logs. Med process mining-teknologien kan alle proces flows fra start til slut vises i en sammenhæng i ét hug, og man sikrer sig således, at man opnår et samlet billede af forretningen – ikke blot en vurdering af nogle forhåndsdefinerede parametre.

Populært sagt er den vigtigste forskel, at business intelligence data kan bruges til at identificere, når noget går galt, mens process mining data kan grave dybere og give indsigt i, hvorfor, hvor og hvornår det er gået galt. Med andre ord er fordelene ved process mining, at teknologien muliggør en dybere analyse af årsagerne bag nøgletallene. Man kan også sige, at business intelligence med fordel kan bruges til at måle og rapportere, mens process mining afslører sandheden og bringer problemernes rødder frem i lyset.

Process mining giver svar på de samme spørgsmål som traditionel business intelligence, men traditionel business intelligence giver ikke samme indsigter som process mining. På den måde kan process mining ses som en videreudvikling af business intelligence. Process mining er et uundværligt redskab for ledere, der arbejder med dataunderstøttet forandringsledelse.

Skal man vælge business intelligence eller process mining?

Business intelligence-løsninger fungerer typisk godt i de tilfælde, hvor en virksomhed primært ønsker at måle på en række selvvalgte nøgleparametre som fx key performance indicators (KPIér) for at få svar på, hvorledes disse udvikler sig hen over tid. Udfordringerne opstår imidlertid i tilfælde af, at der opstår behov for at dykke ned i årsagerne til, hvorfor nøgletallene ser ud, som de gør. I sådanne tilfælde har man behov for en process mining-løsning for at kunne se direkte, hvilke forløb eller hvilke rækker af forløb der har ledt til den opståede tilstand.

Herudover er business intelligence-teknologiens anvendelse begrænset af, at virksomhederne selv skal kunne stille de rette spørgsmål – altså definere hvilke nøgletal der skal måles på – og kan de ikke det, kan de risikere, at værdifuld viden om deres forretning går tabt. En viden som process mining-løsningen formentlig vil grave frem under alle omstændigheder.

Vil du vide mere?

Har du overvejet, hvordan du kan komme i gang med at arbejde med process mining eller er du bare nysgerrig efter at høre mere om, hvad process mining er, så kontakt Partner i Infoventure; Alexander Littau på mobil 3020 9944, på e-mail aml@infoventure.dk eller book et møde når det passer dig.

---